El coste medio en España en 2020 fue de 236€ al año por empleado. A los equipos de RR.HH. les resulta difícil desempeñar sus roles de gestión estratégica, invertir en el aspecto más humano de sus responsabilidades y alcanzar los objetivos de su función principal. Los departamentos de RR.HH. deben prestar ahora más atención al TCO (Total Cost of Ownership) e intentar optimizar su cuantía debido a los recortes presupuestarios que ha supuesto la pandemia. 

1. Crisis sanitaria. Esta crisis ha provocado un impacto económico que, de manera inevitable, está provocando fallos a la hora de pagar los salarios, insolvencias en pequeñas empresas, pérdidas de empleo y, por consiguiente, una disminución del poder adquisitivo en todos los sectores de la sociedad, tanto si se han visto afectados directamente como si no. En un contexto como este, se vuelve crucial evitar que se produzca un colapso organizativo causado, por ejemplo, por sistemas de IT que no funcionan correctamente, por la falta de un gestor de nóminas o incluso por el cierre de las instalaciones.
2. Evolución de las funciones de RR.HH.  Durante años, los servicios de RR.HH. se han simplificado y optimizado y, además, se han reducido los costes asociados. En todo este tiempo, la demanda por parte del equipo humano ha seguido aumentando, lo que ha supuesto un incremento de la carga administrativa de esta función. En estos tiempos de crisis, la agilidad a menudo es sinónimo de supervivencia empresarial.
3. Visibilidad de los costes de RR.HH. En el contexto actual es esencial evaluar, de la forma más precisa posible, el coste operativo total de la función administrativa de nóminas y de RR.HH. Asimismo, es necesario que se puedan incluir los costes ocultos que no aparecen en el sistema contable. De este modo se podrá analizar el coste real de la gestión de las nóminas, del tiempo y de las actividades, de la administración de los datos de RR.HH. y sus procesos. Al identificar tanto los costes visibles como los ocultos de los RR.HH., se pone de relieve las oportunidades para reducir estos costes, mostrar qué áreas son más productivas y establecer una relación explícita entre las actividades de RR.HH. y los resultados operativos.
4. Tecnologías externalizadas. La externalización disminuye la necesidad de invertir ya que comprar licencias de software, instalar y actualizar un software de administración de nóminas y de RR.HH. es una fórmula cada vez más obsoleta. Así, el coste de administración pasa de ser un coste fijo a uno variable que dependerá del número de empleados e instalaciones. Tanto si la empresa está creciendo como si está atravesando una crisis, la función de administración de RR.HH. se puede adaptar sin tener que gastar más dinero a medida que se progrese hacia la gestión de múltiples instalaciones.
5. Regulación y cambios legales. La legislación en materia legal y fiscal cambia cada vez con más frecuencia, lo que la convierte en más compleja y más necesario contar con la ayuda de expertos legales. Los proveedores de servicios tienen equipos completos de expertos legales y en IT que implementan continuamente las nuevas normas y excepciones en materia social y fiscal. A una empresa independiente le puede resultar complicado garantizar el mismo nivel de actualizaciones legales y tecnológicas.